Cuando surge un problema, los pasos preliminares conducen a una decisión sobre qué posible solución se implementará. La resolución de problemas puede implicar un elemento relativamente insignificante o puede referirse a un problema grave con la posibilidad de un impacto importante en toda la organización. Cuanto más grande e importante es el problema, más tiempo y detalle se dedican a cada paso del proceso de resolución de problemas. Para problemas menores, varios de los pasos se pueden realizar mentalmente en solo unos segundos. Pero el proceso siempre incluye los siguientes pasos:
•Defina claramente el problema. Tómese el tiempo necesario para descubrir el origen o naturaleza del problema real. Defina el problema claramente en términos de una o más acciones o metas personales.
•Enumere los criterios para seleccionar una solución. Establezca pautas para evaluar posibles soluciones y decidir refiriéndose a metas o acciones específicas teniendo en cuenta cuales son las prioridades específicas de su empresa u organización. Estos criterios pueden incluir el impacto en la calidad del producto, los límites de costes, los cambios de personal, la asignación de tiempo del líder y una fecha límite para ejecutar las acciones que solucionarán el problema.
•Recopile información,teniendo en cuenta el tiempo y los gastos. Identifique la información que debe recopilarse y establezca una fecha límite para recopilarla. Por lo general, hacer preguntas abiertas y escuchar atentamente son buenas técnicas para recopilar información. Pregunte a otros cómo resolverían el problema y por qué adoptarían este enfoque.
•Desarrolle posibles soluciones. Examine todos los datos recopilados y registre todas las posibles soluciones sugeridas por los datos disponibles. Haga una lista de tantas soluciones posibles como usted o el grupo puedan generar mediante una lluvia de ideas. El proceso de lluvia de ideas es más efectivo cuando está completamente desinhibido y libre de cualquier análisis crítico.
•Analice posibles soluciones. Dé tiempo para que las ideas se “incuben”. Trabaje en otros problemas y vuelva al original con una nueva perspectiva. Cuando acepta suposiciones estándares sobre lo que se puede hacer, limita la capacidad de encontrar soluciones creativas. Modifique las suposiciones sobre lo que se puede lograr y abrirá su mente a nuevas posibilidades para resolver problemas específicos.
•Tome una decisión. Cuando se haya recopilado y considerado tanta información como sea posible, asuma la responsabilidad de decidir o de liderar a los miembros del equipo para que elijan la mejor solución posible.
•Implemente la solución y haga seguimiento. Dado que el proceso consiste en la resolución de problemas y no solo en la toma de decisiones, se debe desarrollar un plan de implementación para llevar el trabajo hasta su finalización. Asigne la responsabilidad para cada paso de acción. Establezca un horario y sígalo para asegurarse de que el problema se está resolviendo. Realice los ajustes apropiados a lo largo del camino para garantizar la resolución exitosa de problemas.
Y recuerde que un problema es solo el embarazo de una solución.
