El registro horario en las empresas

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Por Álvaro Höhr,
Socio Director de Höhr y Asociados

El registro horario de jornada  recogido en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo,  no es más que la obligación por parte de las empresas, la cual es la última responsable de garantizar este registro, de tener un control efectivo del número de horas que realizan sus empleados.

El control de jornada es de obligado cumplimiento habiendo de ser “fehaciente”, es decir, los datos almacenados durante un periodo de cuatro años que deben corresponderse con las horas trabajadas mediante un mecanismo o dispositivo que sea propiedad de la empresa, nunca del trabajador,  que registre la hora de entrada y salida de los trabajadores.

Tras la reforma del ET sufrida en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre queda el articulo 34.5 ET “El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.”

Es conocida el criterio seguido por la Audiencia Nacional eliminando del computo como tiempo efectivo de  trabajo el café o cigarrillo debiendo descontarse el tiempo empleado para ello (FD 5º, 2º – III SAN 4555/2019)

Es preceptivo indicar que el trabajador tiene la obligación de fichar sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente no pudiendo negarse a hacerlo teniendo como consecuencia ser sancionado; en primer lugar por incumplir ordenes (Art 58 ET, faltas y sanciones de los trabajadores) en segundo lugar, según las sanciones que contemple su convenio llegando en caso de reiteración de faltas o consideración de muy graves al despido disciplinario.

En el año 2019 los trabajadores realizaron 23 millones de horas extraordinarias, por encima de su jornada completa, según los datos oficiales del Instituto Nacional de Estadística (INE). De todas estas horas 12,8 millones fueron retribuidas mientras que las 10,2 millones restantes no se pagaron. Esto nos lleva a la conclusión que “solo” en horas extras no remuneradas podrían haberse creado mas de 5.000 puestos de trabajo a jornada completa con sus correspondientes cotizaciones y cuotas así como recaudación de IRPF.

La obligatoriedad del registro de jornada abarca a todas sin excepción, no disponer de un dispositivo ad hoc es motivo de sanción por parte de la Inspección de trabajo oscilando la multa desde los 626 € hasta los 6250 por empresa (Art.7.5 y 40.1.b de la Ley sobre infracciones y sanciones del orden social BOE-A-2000-15060) . Desde el mismo día 12 de mayo de 2019 es de obligado cumplimiento, no obstante la Inspección de Trabajo ha reconocido en un comunicado que concederá un margen a las empresas que no dispongan de un control horario pero así mismo acrediten que están negociando mecanismos con los trabajadores.  

Beneficios del control horario a modo enunciativo, no limitativo y sin atender al orden de mayor o menor importancia podemos considerar las siguientes:

-Permite controlar el absentismo laboral de una manera rápida, cierta y eficaz. 

-Pueden las empresas controlar los costes de sus operaciones que se desprenden de las operaciones atendiendo al histórico recogido en los datos de control horario.

-Son estos datos un justificante objetivo de cara al pago de nominas, control de vacaciones y días u horas de asuntos propios. 

-Asimismo garantiza el control de horas extra realizado por cada trabajador de cara a gestionar su pago o compensación por días libres facilitando al departamento de administración cualquier consulta respecto de ausencias, retrasos…..

Es una herramienta eficaz para la planificación de turnos, horarios incluso tipos de contratos que la empresa necesita (jornada competa o parcial).

-Favorece la flexibilidad de horarios ya que puede tener una información muy útil a la hora de mayor afluencia de empleados y poder establecer una política de RR.HH. que asegure la prestación laboral con las necesidades de los trabajadores. Con todo esto también mejorará la productividad de cara al empresario. Esta flexibilidad es denominada por The Adecco Institute como “flexible work” que lo define como “Dotar a los empleados de mayor flexibilidad para elegir dónde, cuándo o cómo trabajan” y además recoge una serie de beneficios para el empleado como es la reducción del estrés, su satisfacción laboral, reducción del absentismo así como un ahorro en sus desplazamientos. 

-Para las empresas también supone una serie de ventajas como es la reducción de costes ya que “Los empleados más saludables tienden a ser más comprometidos y productivos”. Se da a su vez un incremento en la retención del talento, mejora los procesos de reclutamiento ya que “la mayoría de los empleados valora positivamente entrar a formar parte de organizaciones con oportunidades de trabajo flexible”. Finalmente, todo lo indicado redunda en una mayor productividad a favor de la empresa pues influye de manera muy positiva e la implicación de los empleados ya que los hace sentir más productivos bastando esta creencia para incrementar el rendimiento del asalariado. (Adecco Institute, 2020.)

-Sirve además para detectar problemas de logística, suministro, cargas de trabajo que han pasado desapercibido y por este medio ya si es posible cuantificarlo y plantear soluciones que favorecen a la empresa y al trabajador. 

-Al medir las horas realizadas por cada trabajador, el empresario puede establecer de forma pragmática establecer los objetivos que se establezcan para la empresa así como conocer si debe dimensionar de forma diferente su plantilla.

-Los trabajadores tienen en sus manos un instrumento que de modo objetivo muestra desde la puntualidad en la entrada y salida al cumplimiento del horario pactado evitando, por tanto, injusticias entre trabajadores basadas en meras impresiones de sus superiores.

Es algo patente que el trabajador, por lo anteriormente indicado, tendrá una mejor autoestima y al ser consciente que hay un control sobre su jornada de trabajo, será mas eficaz y productivo.

-Todos los datos recogidos de entrada y salida, las pausas para café, cigarrillos… que pueden ser a final de mes “horas muertas”, quedan registradas de manera individual lo que hace que se pueda objetivizar de manera ágil si se cumplen o no los objetivos individuales.

-El empleado, sin necesidad de atender a preferencias jerárquicas, favores o sentirse cohibido ante dicha situación, se encontrará libremente en su derecho de reclamar el pago o disfrute de las horas extra que haya realizado.