El equipo es la clave

Aceptar la interdependencia y la diversidad son los dos elementos que más dificultan el desarrollo del trabajo en equipo.

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El equipo es la clave.
El equipo es la clave.
Ana Herrero, Socia Directora de Montaner & Asociados Andalucía.
Ana Herrero, Socia Directora de Montaner & Asociados Andalucía.

Es posible que como directivos alguna vez os habréis cuestionado las siguientes situaciones: A menudo hay una duplicidad de esfuerzos de algunas personas; Hay tareas que nunca se llevan a cabo; Parece que el equipo apunta en direcciones diferentes; Continuamente hay que estar pendiente de comprobar si las cosas se han hecho. Las decisiones y las instrucciones no tienen seguimiento; Hay personas con poco entusiasmo, que precisan ser constantemente empujados y que distorsionan a los demás compañeros; En las reuniones tenemos la sensación de que perdemos el tiempo y no somos efectivos, a veces no concretamos, no tomamos compromisos o hay ocasiones que un tema nos preocupa tanto que no podemos avanzar; La comunicación no es fluida y falta flexibilidad y aceptación de los demás; ¡Hay que ir con cuidado con lo que se dice en las reuniones!; Si el trabajo se hace es porque me dejo el alma continuamente. No estoy seguro de poder continuar así.

Todos estos planteamientos guardan estrecha relación con el Trabajo en Equipo. Si profundizamos en ellos, es posible llegar a la conclusión de que el equipo no funciona todo lo bien que sería de desear y que hay algunas situaciones que se podrían mejorar.

En múltiples ocasiones hemos oído e incluso hemos dicho expresiones de este tipo: -”Mi gente y yo trabajamos en equipo”-, -”Formamos un verdadero equipo”-. Y, entre envidioso y curioso, habrá pensado para ti: “¿Realmente, es verdad que se puede trabajar en equipo? ; yo no lo consigo!”

Si realmente estas interesado en poner en práctica las claves para trabajar en equipo debes conocer los beneficios que esta práctica puede ofrecerte: 1.Más eficacia al trabajar todos para el objetivo del grupo. 2.Mejor conocimiento del papel que cada miembro desempeña dentro del equipo. 3.Mayor comunicación entre los miembros del equipo, sobre decisiones que afectan a la eficacia del grupo. 4.Mayor cooperación y cohesión del equipo. 5.Mejor comprensión de la dinámica de grupo y su utilización positiva. 6.Se establecerán sistemas de trabajo más efectivos, para problemas que puedan afectar al equipo. 7.Utilización positiva de los conflictos. 8.Reducción de las competencias entre los miembros y aumento del rendimiento del grupo. 9.Mejora la habilidad para resolver juntos los problemas. 10.Mayor facilidad para trabajar con otros grupos.

Después de haber tenido contacto con muchos equipos de trabajo he podido constatar que el equipo es más eficaz porque toda la energía del equipo se aplica al trabajo, dedicando el menor esfuerzo al mantenimiento de las relaciones interpersonales entre sus miembros.
Aceptar la interdependencia y la diversidad son dos de los elementos que más dificultan el desarrollo del trabajo en equipo. Existen todo tipo de situaciones y circunstancias que hacen que surjan barreras en forma de aptitudes, conflictos no resueltos, etc. Es importante tomar conciencia de esta situación y querer cambiar el modelo y: 1. Saber que trabajar en equipo es un estilo de realizar una actividad laboral, es asumir un conjunto de valores, es conseguir un espíritu que lleve a un nuevo modelo de relaciones entre las personas, un modelo de participación plena en el trabajo, basado en la confianza, la comunicación, la sinceridad y el apoyo mutuo. 2.Saber que se privilegia la interdependencia activa consciente y responsable de sus miembros lo cual les integra en asumir la misión del equipo como propia, en planificar y realizar conjuntamente las tareas, en la solución de conflictos que se generan en el seno del equipo -que se toma como una oportunidad de crecimiento-, pero, sobre todo, en una reflexión constante de los procesos que se llevan a cabo, lo cual permite el aprendizaje permanente. 3.Saber que el equipo de trabajo no es lo mismo que trabajar en equipo. Es una unidad específica para un trabajo concreto. Es una estructura creada especialmente para el logro de una finalidad determinada. Es un sistema donde, necesariamente se debe trabajar en equipo para conseguir dicha finalidad.
Para hacer un buen desarrollo del equipo, hoy centrare la atención en cómo se deben asumir los problemas derivados del trabajo en equipo, es decir, de la interdependencia y de la diversidad.

Para cada uno de ellos describiré las principales técnicas que se pueden utilizar:
Las técnicas para superar la interdependencia son :
“Ir todos a una”. Para ello es necesario poner a todo el equipo a construir la misión es decir, construir la razón de ser global del equipo.
“Evitar conflictos de roles”. Centrar a todo el grupo en clarificar quién hace qué, mediante el envío de expectativas de rol, refiriéndose al modo individual de comportamiento, de contribuir a la tarea y de relacionarnos con otras personas en el trabajo.
“Todos participamos en las reuniones”. Para ello, distribuir las tareas. Los miembros del equipo deben establecer la participación de forma individual y luego por consenso colectivo.
“Estamos los que tenemos que estar”. En la toma de decisiones es muy importante clarificar quién y cómo tiene que estar.
“Nos sentimos cómodos en este equipo”. Para ello es necesario tener unas normas aceptadas para todos, que permitan canalizar todas las energías hacia la consecución de los objetivos. Se trata de recoger en una lista y entre todos, las normas del equipo. Consensuar cuáles son las que ayudan a conseguir la misión, y cuáles son las que la dificultan. También en este momento es conveniente considerar en añadir alguna norma más. Lo ideal está entre las 5 y las 10 normas, no más. El equipo se siente bien por unas normas consensuadas entre todos aunque es necesario revisarlas cada cierto tiempo.
Las técnicas para superar la diversidad son:
“Trabajamos pero no nos conocemos”. Es habitual en los equipos. Reserva un tiempo a conocerse mejor, haz que cada cual cuente su historia profesional, su situación familiar y sus hobbies, pues esto ayuda a conocerse mejor. No se trata de fomentar la amistad, sino el conocimiento.
“Por qué tengo que entenderme con éste”. A veces la química personal crea incompatibilidades. Es en este momento cuando hay que empezar a resolver situaciones difíciles, conociendo la fuente de dicha situación para poder derivarlos hacia fines positivos hacia el grupo y la empresa.
“En este equipo no me entienden”. La comunicación es un elemento necesario para la buena marcha del equipo. Es saber comprender que cada persona tiene una comunicación distinta y se expresa de una forma como consecuencia de la diversidad. Una buena técnica para la comprensión consiste en disponer de un letrero con los nombres y los cargos delante de cada uno de los miembros. Se debate un tema, y en un momento dado, se cambian los carteles y cada uno se tiene que poner en el puesto y la persona que se le ha asignado. Se pueden hacer los cambios varias veces. Con ello se conseguirá una mejor comprensión de las personas y sus problemas.
“No nos tenemos confianza”. La confianza es la base para el buen desarrollo del equipo. La confianza se incrementa con el tiempo, pero se puede acelerar si cada miembro del equipo la hace explícita. Lo puede lograr mediante la técnica que consiste en que cada miembro envíe a los demás una hoja en la que aparece 5 veces la frase incompleta “Yo puedo confianza en ti si…”. Se les pide a cada miembro del equipo que las complete, y al recibirlas y quedar explícitas, se incrementa la confianza. Hay equipos a los que les funciona muy bien esta técnica repitiéndola al menos una vez al año.
“Es un equipo poco creativo”. Además de que es bueno permitir la creatividad y ponerlo entre las normas del equipo, conviene dedicar el tiempo a ser creativos. Elija al principio pequeños temas que sean relativamente fáciles. Como directivo, es importante que valore los éxitos. Utilice las técnicas habituales de Brainstorming, tanto el verbal como el escrito.

Estos ejercicios de creatividad ayudan a la cohesión del equipo. Toda organización debe responder a las demandas de cambio y eficacia, y son los equipos los responsables de promover y trabajar de forma más directa para responder a estas necesidades. Una vez iniciados el equipo debe desarrollarse para obtener un buen rendimiento en todas las situaciones.

Como conclusión se puede decir que veas en qué medida tu grupo y tú necesitáis funcionar como equipo. Si realmente lo necesitáis, juntos podéis establecer un diagnóstico de lo que funciona “bien” o “mal”, seguido de un plan de acción para mejorar su eficacia; Algo importante, tenéis que cumplirlo, ¡aunque os cueste! A la larga los beneficios compensarán con creces el esfuerzo realizado. El desarrollo del trabajo en equipo no se termina prácticamente nunca; siempre hay algo que mejorar, desarrollar o eliminar. Es evidente que la propia dinámica del grupo hace que sea así, pero lo importante es realizar este primer paso para iniciar el desarrollo del trabajo en equipo.