Cómo aumentar la productividad por medio de la gestión de prioridades

0
100
Islas Baleares, Andalucía y la Comunidad Valenciana lideran el crecimiento de autónomos en el primer semestre de 2018.
Islas Baleares, Andalucía y la Comunidad Valenciana lideran el crecimiento de autónomos en el primer semestre de 2018.
Por Fco. Javier Gutiérrez, Director LMI Spain Desarrollando personas, líderes y organizaciones a su máximo potencial

Las personas con éxito y productivas fijan metas y se aseguran de que todas sus acciones y actividades contribuyan al logro de esas metas. Actúan de forma lógica, razonable y organizada para alcanzar los resultados que han identificado como importantes para ellas. Las personas exitosas aumentan su productividad por medio de la gestión de sus prioridades

El aspecto clave de un sistema de gestión del tiempo eficaz es su simplicidad. Algunos sistemas son tan complejos que consumen grandes cantidades de tiempo y en realidad reducen tu productividad. Utilizar una lista para identificar tus tareas importantes e imperativas cada día es el mejor enfoque para mantenerte trabajando a un máximo rendimiento. Tu éxito depende de tu capacidad para enfocarte en las tareas imperativas antes que en las tareas importantes. Aprender a determinar y establecer prioridades para cada jornada laboral es de suma importancia para alcanzar y mantener tu productividad. Si no sabes qué tareas llevar a cabo primero, tu día comienza confuso y en conflicto y te deja sintiéndote insatisfecho con tus logros.

La parte más crítica de establecer prioridades es entender la diferencia entre las tareas imperativas y las tareas importantes. Las actividades imperativas son acciones que se relacionan directamente al logro de tus metas de máxima prioridad. Las tareas imperativas casi siempre implican pasar tiempo en tus actividades de máxima rentabilidad. Las actividades imperativas son aquellas que son importantes, pero no son urgentes, ya que se relacionan más con tus metas de largo plazo. Por otro lado, las tareas importantes y urgentes están relacionadas con asuntos que requieren tu atención inmediata, pero generalmente contribuyen poco en hacerte avanzar hacia tus metas. Las actividades importantes con frecuencia son más fáciles de terminar y pueden parecer más urgentes o apremiantes. Esto hace que muchas personas trabajen en tareas importantes antes de trabajar en sus tareas imperativas. Esta actividad inadecuada es una de las mayores causas de un bajo nivel de rendimiento. La diferencia más significativa de las personas de alto rendimiento no está relacionada con la cantidad de tareas que ejecutan, sino el tipo de actividades en las que se enfocan y terminan.

Haz una lista todos los días de los asuntos imperativos que debes llevar a cabo ese día. Después comienza a trabajar inmediatamente en los asuntos imperativos y marca cada uno a medida que los vayas terminando. Cuando hayas terminado todos los asuntos imperativos, estarás listo para pasar a tu lista de asuntos importantes y llevar a cabo tantos de ellos como sea posible. Al final de la jornada, revisa tu lista y haz la lista del día siguiente. Algunos de los asuntos importantes pueden ser ahora imperativos o los eventos del día pueden haber cambiado las circunstancias de modo que, ya no es necesario llevar a cabo algunos de los asuntos que quedaron pendientes.

Determina cuáles de esos asuntos deben hacerse el día siguiente para cumplir tus compromisos y lograr tus metas. Enuméralos bajo el título “imperativo” y luego priorízalos. Es decir, numéralos en el orden en que piensas trabajar en ellos. Programa cada asunto imperativo en un bloque de tiempo específico en tu agenda para el día siguiente. Bajo el título “importante”, enumera todas las demás actividades que quieres terminar si queda tiempo después de que hayas terminado tus asuntos imperativos.

De esta forma, cuando comiences a trabajar al día siguiente, ya sabrás qué hacer. Las citas que cumplir, las personas a quienes llamar y las actividades a terminar ya están enumeradas con una prioridad asignada. Mantén tu lista donde puedas referirte a ella fácilmente y marca cada asunto a medida que lo termines. Amplía a tu lista a medida que surjan nuevas situaciones y elimina o reprograma asuntos que se vuelvan innecesarios a medida que cambien las condiciones.

Marcar los asuntos a medida que progresa la jornada produce una potente motivación para trabajar eficientemente y mantener un avance durante la jornada avanzando. Si las dilaciones han estado limitando tu productividad, utilizar una lista “imperativo /importante” te ayudará a concentrarte y mantener tu rumbo para llevar a cabo los asuntos que harán la mayor contribución al logro de tus metas.

Si no has estado utilizando una lista “imperativo/importante” de algún tipo o estableciendo prioridades para tu trabajo, el adoptar este hábito producirá el impacto más rápido posible en la eficacia de tu gestión del tiempo y rendimiento personal.